Actualités fiscales

Durée de conservation des documents :

Les livres, registres, documents ou pièces quelconques sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle par l’administration doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. (Il s’agit d’une obligation d’ordre exclusivement fiscale, indépendante des documents comptables des entreprises commerciales).

Par ailleurs, lorsque des documents soumis au droit de communication sont établis sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au mois égale à ce délai.

Enfin, la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l’exécution des traitements doit être conservée jusqu’à l’expiration de la troisième année suivant celle à laquelle elle se rapporte.

Nous vous rappelons que vous devez conserver la totalité de vos documents comptables pendant toute la durée d’inscription à l’actif des immobilisations et jusqu’à la date de naissance d’éventuels amortissements réputés différés.

Inventaire :

L’inventaire est réalisé sous la responsabilité du chef d’entreprise ; il doit être établi au moyen de pièces (relevés, listes, carnets…) servant à relever les quantités comptées le jour de l’inventaire. La conservation de ces pièces pendant dix ans est indispensable, quelle que soit la qualité technique des dites pièces.

La réalisation d’un état détaillé du stock nécessite :

- le rangement du local,

- le contrôle des mouvements de marchandises au cours de l’inventaire,

- la préparation des relevés indiquant la liste des marchandises à compter,

- la vérification des valorisations et calculs.

Les stocks doivent être valorisés à leur prix d’achat hors taxe.

 Contrôle interne :

Une bonne organisation comptable suppose la dissociation des fonctions d’enregistrement et de pointage des opérations comptables, ainsi que des fonctions de tenue des livres de caisse et de manipulation des fonds sociaux. Le non-respect de ce principe peut générer des détournements non décelables par nos services.

Tenue de la caisse :

En principe, le solde du livre de caisse ne doit représenter que des espèces. Toutefois dans la pratique, certains commerçants détaillants simplifient leurs écritures en enregistrant sur ce livre les recettes effectuées tant en espèces que par chèques. Cette manière de procéder est admise sous réserve du respect des conditions suivantes (Rép. Francou, Sén. 19 janvier 1982) :

• à chaque remise de chèque en banque, le compte de caisse doit être crédité du montant des chèques remis,
• une ventilation doit être effectuée entre les dépenses payées par chèques et celles qui sont payées en espèces,
• tous les mouvements de fonds (retraits et apports) doivent faire l’objet d’un enregistrement distinct.

En cas de contrôle, il convient de fournir les brouillards de caisse, bandes enregistreuses, bordereaux de ventes, bordereaux de remises en banque ou tout autre document justificatif des recettes ou des dépenses permettant de distinguer les opérations effectuées en espèces de celles qui ont donné lieu à un encaissement ou à un paiement par chèque.

Le bulletin CNCC (n° 21, mars 1976, p. 13 et 14) note que :

• l’inscription en fin de journée du total des recettes, bien que nécessaire, ne constitue pas à elle seule une justification,
• une simple bande d’additionneuse ou de caisse enregistreuse n’a pas une grande force probante,

Fiscalement, le Conseil d’Etat (25 juillet 1925, n° 82602) a cependant reconnu que les bandes enregistreuses sont un moyen de preuve des recettes déclarées.

• un état des encaissements aura plus de force probante s’il porte la signature du caissier et s’il est accompagné du calcul du solde de caisse en fin de journée et d’un inventaire des espèces,
• la valeur justificative de cette pièce sera encore plus grande si elle porte la signature des salariés dont la rémunération est en partie ou entièrement basée sur le chiffre d’affaires,
• la sécurité sera augmentée si les inscriptions portées sur l’état sont justifiées par des pièces foliotées et tenues par duplication telles que les bordereaux établis par les vendeurs ou bons de commande du maître d’hôtel ». En ce qui concerne les rouleaux de caisse enregistreuse, ils font partie « des pièces justificatives du chiffre d’affaires sur lesquelles le droit de communication de l’administration s’exerce(Rép. Guilhaumon, JO du 9 février 1929), d’où l’obligation de les conserver pendant six ans (LPF, art. L82). L’absence de rouleaux de caisse ou de listing informatique retraçant les ventes ligne à ligne justifie le renversement de la charge de la preuve en cas de contrôle fiscal.

Encaissements d’espèces :

a) Les commerçants

La loi du 22 Octobre 1940, modifiée en dernier lieu par l’article 102-6 de la loi 99-1172 du 30/12/1999, prévoit que, sous peine d’une amende fiscale égale à 5% des sommes concernées, l’emploi de chèques barrés, virements, cartes de paiement ou de crédit est obligatoire pour les opérations suivantes :

• règlements excédant 750 Euros ayant l’objet suivant : paiement des loyers, transports, services, fournitures et travaux ; acquisition d’immeubles ou d’objets mobiliers ; paiement des produits de titres nominatifs et de primes ou cotisations d’assurance ; transactions sur les animaux vivants ou sur les produits de l’abattage ;
• paiement des traitements ou salaires si ces derniers excèdent  1 500 €. Des acomptes peuvent être versés en espèces, si le montant total du salaire n’excède pas 1 500 Euros. Dans le cas contraire, acomptes et solde doivent être payés par chèque ou virement.

b) Les particuliers

En application de l’article 1649 quater B du CGI, les particuliers non commerçants sont tenus d’effectuer par chèque barré d’avance ou par un autre moyen inscrivant le montant réglé au débit d’un compte ouvert dans un établissement de crédit ou équivalent (virement, carte de paiement ou de crédit…) :

• tout règlement d’un montant supérieur à 3 000 Euros en paiement d'un bien ou d’un service (loi 99-1172 du 30/12/1999 art.101) ;
• tout versement d’une prime ou d’une cotisation d’assurance-vie ou d’assurance-décès, au-delà de 3 000 Euros par an et par contrat (loi 99-1172 du 30/12/1999 art.102-1).Doit également être effectué selon ces modalités tout règlement d’un montant supérieur à 3 000 Euros en paiement d’un ou plusieurs biens vendus aux enchères à l’occasion d’une même vente.

Par exception, les personnes n’ayant par leur domicile fiscal en France conservent la possibilité d’effectuer leurs règlements supérieurs à 3 000 Euros en chèques de voyages ou espèces, après relevé, par le vendeur du bien ou les prestataires de services, de leurs identités et domicile justifiés. Les infractions à ces règles sont punies d’une amende de 15 000 Euros au maximum (CGI art.1749). Les transactions relatives aux bons anonymes peuvent être réglées par tout moyen de paiement (loi 86-824 du 11-7-1986 art.26).

Cessation de paiement :

Nous vous rappelons qu’en cas de cessation de paiement, la loi fait obligation aux entreprises de déclarer leur « état de cessation de paiement » dans un délai de 15 jours. Nous vous rappelons qu’un état  de cessation de paiement est caractérisé par le fait de ne pas pouvoir faire face aux dettes exigées avec la trésorerie et les créances immédiatement réalisables.

Contrats de prêts :

Nous vous rappelons que si vous avez consenti un prêt à un tiers, ou vice-versa, cette opération doit normalement être déclarée sur un formulaire spécifique ( imprimé 2062 ) à adresser , en un seul exemplaire , avant le 16 février de l’année suivant celle de la conclusion du contrat , au Directeur des Services Fiscaux du département dont relève :

- soit le domicile du contribuable

-soit l’établissement principal ( ou le seul ) où le contribuable exerce son activité professionnelle .

Le décret 98-551 du 02/07/1998 ( JO du 04 ) a modifié la date de dépôt précitée lorsque le formulaire 2062 est déposé par le débiteur ou le créancier ; le formulaire doit alors être adressé au Centre des Impôts dont dépend le déclarant en même temps que sa déclaration 2042 . En revanche, le délai de dépôt du 16 Février du formulaire 2062 demeure inchangé lorsque ce formulaire est déposé par l’intermédiaire ( banque par exemple ) Nous rappelons que mises à part les sanctions inhérentes à la non-déclaration d’un prêt, il est dans l’intérêt d’un professionnel de pouvoir disposer de cet élément de preuve en cas de contrôle fiscal. Par ailleurs, la Loi prévoit quelques cas de dispense de déclarations ( prêts conclus par les banques ou prêts dont le montant principal n’excède pas 760 Euros )

Sanction de défaut de dépôt des comptes :

Mettant un terme à une divergence de jurisprudence issue de la refonte de la partie législative du Code de Commerce, le  décret 67-236 du 23 mars 1967  rétablit expressément les sanctions qui peuvent être infligées aux dirigeants qui s’abstiennent de déposer les comptes sociaux au greffe du tribunal de commerce (amende de 1500 euros et de 3000 euros en cas de récidive)

Mention sur les factures :

Les factures émises par les personnes soumises à l’obligation de facturation doivent comporter des mentions obligatoires issues, d’une part, de la réglementation économique et juridique et, d’autre part de la réglementation fiscale applicable aux assujettis à la TVA .Elles doivent en principe être rédigées en langue française ( Loi n°94-665 du 4 Août 1994 ) , en double exemplaire ( C.Com. art. L 441-3 ) , le vendeur remettant l’original de la facture à l’acheteur tout en conservant le double .

Délais de paiement :                                                                                                                                      

Depuis le 1^er janvier 2010 , le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture . Les professionnels qui ne respecteraient pas ces dispositions s’exposeraient aux sanctions de l’article L.442-6-III du code de commerce et notamment à une amende civile.En l’absence de convention , le délai de règlement des sommes dues est fixé au 30 ème jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée . Le fait de ne pas respecter ce délai est puni d’une amende de 15 000 euros .Depuis le 1/01/2009 , les sociétés dont les comptes annuels sont certifiés par un commissaire aux comptes publient des informations sur les délais de paiement de leurs fournisseurs ou de leurs clients suivant des modalités définies par décret .Le commissaire aux comptes adresse un rapport au ministre chargé de l’économie s’il démontre , de façon répétée , des manquements significatifs .Par ailleurs , les professionnels d’un secteur peuvent convenir soit de réduire le délai maximum de 45 jours fin de mois , soit de retenir  la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation de service comme point de départ de ce délai , soit d’utiliser les 2 possibilités. Les organisations professionnelles avaient jusqu’au 1^er mars 2009 pour conclure des accords
(liste disponible sur le site : www.dgccrf.bercy.gouv.fr)